コラボラ導入事例Northern Irish Health and Social Care Makes Huge Savings with Collabora Office

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導入事例：医療機関

産業: 医療
職員数: 8,500名
患者数: 345,000名
病院数: 6施設
組織: 南東保健社会福祉トラスト（South Eastern Health and Social Care Trust）

北アイルランドの大手医療機関

主な課題

既存システムとの機能や互換性を損なうことなく、年間120万ポンド（日本円約2億3,040万円)を超えるMicrosoft Officeライセンスの費用対効果の高い代替手段を見つけること。

Collabora Online の導入による成果

Collabora Officeへの移行により、年間ソフトウェアライセンス費用を95%削減。
Collabora OfficeはMicrosoft Officeと同等の機能を提供し、移行中にSEHSCTが重要な機能を失うことがないことを保証。
このパイロットプログラムは、英国の他の医療機関から注目されており、Microsoft Officeからの移行や同様のコスト削減を達成するための公共部門の決定に影響を与える可能性があります。

具体的な内容

北アイルランドにある南東保健社会福祉トラスト（SEHSCT）は、アルスター病院を含め、Microsoft OfficeからCollabora GovOffice（LibreOfficeをベースにしたオープンソースのオフィスソフト）への移行可能性について調査を進めています。調査はほぼ完了に近づいています。

この調査は、ライセンス費用を大幅に削減できる見込みがあるため実施されています。SEHSCTのGovOfficeプロジェクトチームは、移行可能なユーザーの特定や、他のソフトウェアとの互換性確認を行っています。同時に、Collabora Productivityは互換性の問題を解消し、要望された機能を追加するためにGovOfficeの改良を進めています。

調査結果が出れば、GovOfficeプロジェクトチームは、北アイルランドの他の医療機関も同様に移行すべきかどうかを提言する予定です。この調査はイギリス国内で唯一実施されており、その結果は他の公共機関がCollabora GovOfficeを導入するかどうかの判断に影響を与えると考えられています。

背景

SEHSCTは北アイルランドで6つの病院を運営し、約5億ポンドの予算と8,500人の職員を抱え、345,000人の人々に医療サービスを提供しています。アルスター病院は、救急、診断、外来、入院、がん、心臓、産科、小児科などのサービスを提供しています。

2014/15年度に、SEHSCTはMicrosoft（マイクロソフト）とMicrosoft Office（マイクロソフトオフィス）を除くソフトウェアのエンタープライズ契約を結びました。Microsoft Office（マイクロソフトオフィス）のライセンスは2018年に更新時期を迎え、年間1ユーザーあたり145ポンド、全体で120万ポンド以上の費用がかかる見込みでした。

2015年、イギリス政府の調達機関であるCrown Commercial Services（クラウンコマーシャルサービス）は、Collabora Productivity（コラボラプロダクティビティ）と覚書を締結しました。これにより、公共機関はLibreOffice（リブレオフィス）をベースにしたCollabora GovOffice（コラボラガブオフィス）を導入できるようになりました。GovOffice（ガブオフィス）はWriter（ライター）（ワープロ）、Calc（カルク）（表計算）、Impress（インプレス）（プレゼンテーション）などで構成されています。GovOffice（ガブオフィス）とLibreOffice（リブレオフィス）は、単純な文書に関してはMicrosoft Office（マイクロソフトオフィス）と互換性がありますが、複雑な文書では互換性の問題が起こる可能性があります。

Microsoft Office（マイクロソフトオフィス）のライセンス更新費用を削減するため、SEHSCTはGovOffice（ガブオフィス）の導入可能性を調査しました。2016年10月に始まった調査は、当初1年間の予定でしたが、会計年度末に合わせて2018年3月末まで延長されました。

調査では、移行の技術的な側面、移行問題、研修の必要性などを検証しています。SEHSCTは現在GovOffice（ガブオフィス）への移行を開始し、移行可能な職員を特定しています。

特に重要なのは、GovOffice（ガブオフィス）とMicrosoft Office（マイクロソフトオフィス）連携アプリとの互換性です。SEHSCTで使用されている400以上のアプリについて互換性を確認する必要があります。これまでに1,000人以上のユーザーがGovOffice（ガブオフィス）に移行し、2018年初頭にはさらに多くのユーザーが移行する予定です。

SEHSCTのICTプロジェクトマネージャー、ジュリー・マーフィーは次のように述べています。

「私たちは、できるだけ多くのユーザーをMSO（エムエスオー）からGovOffice（ガブオフィス）に移行することが現実的かどうかを調査しています。」

「イギリスの他の公共機関も、MSO（エムエスオー）からの移行を検討しています。私たちは、この調査をイギリス国内で唯一実施しています。」

Collabora のソリューション

「Microsoft Office（マイクロソフトオフィス）の運用コストを懸念される方には、競争力のあるソリューションを提供します」と、Collabora Productivity（コラボラプロダクティビティ）のゼネラルマネージャーであるマイケル・ミークスは述べています。「当社のライセンスは、年間 1 ユーザーあたり 6 ポンドです。つまり、この事例では、全体のライセンス費用は 53,000 ポンドになります。レベル 3（コード修正）サポートに関する SLA（サービスレベルアグリーメント）にさらに 20,000 ポンドを追加すると、合計コストは 73,000 ポンドになります。これは、同等の機能を持つソフトウェアの Microsoft Office（マイクロソフトオフィス）の年間ライセンス費用の 5% 未満です。」

これらのコスト削減に加え、Collabora Productivity（コラボラプロダクティビティ）は豊富な経験を提供します。「当社の従業員の多くは、Collabora GovOffice（コラボラガブオフィス）のベースとなるソースコードを数十年にわたって扱ってきたため、他社に引けを取らない総合的な専門知識を提供できます」とミークスは述べています。

SEHSCT は 400 以上のアプリケーションを使用しており、その多くは Microsoft Office（マイクロソフトオフィス）と連携するように設計されており、実現可能性調査の結果、現時点では Collabora GovOffice（コラボラガブオフィス）への完全移行は現実的ではないと結論付けられたため、この専門知識は特に役立ちます。「通常、Open Document Format（オープンドキュメントフォーマット）（ODF）への完全移行を推奨します」と、Collabora Productivity（コラボラプロダクティビティ）の製品開発マネージャーであり、ODF 技術委員会のメンバーであるアンドラス・ティマールは述べています。「しかし、GovOffice（ガブオフィス）および関連するオフィススイートは、10 年以上にわたって Microsoft Office（マイクロソフトオフィス）との互換性を向上させており、互換性は常に向上しています。新しいユースケースによってバグが発見されることもありますが、ほとんどの場合、問題は異常な状況と、複数のアプリケーションが連携したときに発生する予期しない問題を特定することです。この規模の移行では、常に小さな問題が発生しますが、この事例も例外ではありません。」

SEHSCT のために改善が必要だった機能には、以下が含まれます。

a) レガシー Microsoft Office（マイクロソフトオフィス）フォームコントロールのサポート（チェックボックスなど）：これらのコントロールは新しいコントロールに置き換えられましたが、新しいコントロールは当然ながら Collabora GovOffice（コラボラガブオフィス）（挿入 | フォームコントロールから）ですでに利用可能です。ただし、相互運用可能なレガシーフォームコントロールはクリップボードにコピーすると壊れたため、Collabora Productivity（コラボラプロダクティビティ）はこれを修正し、レガシーフォームの再利用と進化を容易にしました。

b) .DOCX の ActiveX コントロール：ActiveX コントロールは、どのような状況でも問題を引き起こすことがよくあります。具体的には、Collabora Productivity（コラボラプロダクティビティ）は .DOCX 形式の ActiveX コントロールが EMF プレビュー画像としてレンダリングされないようにする必要がありました。現在、LibreOffice（リブレオフィス） ActiveX コントロールは、機能を損なうことなく Writer（ライター）と Impress（インプレス）の両方で保存できます。

c) テーブルセル：Collabora GovOffice（コラボラガブオフィス）では、テーブルがページよりも大きい場合に、カーソルをドラッグしてテーブルの右端のサイズを変更できるようにする特定のケースで修正が必要でした。目に見えない右端は、他のテーブルセルと同様に機能するようになりました。

d) 壊れた OOXML：サードパーティアプリケーションが不正な DOCX ファイルを生成しました。これらのファイルは Microsoft Word（マイクロソフトワード）では処理されましたが、Collabora GovOffice（コラボラガブオフィス）では問題が発生しました。いくつかのタグと使用方法の読み取り方法を緩和する一連の調整のおかげで、GovOffice（ガブオフィス）は Microsoft Word（マイクロソフトワード）と同様にこれらの非標準ファイルを許容するようになりました。

e) 複数ページのテーブルセル：サンプルドキュメントでは、ページよりも長いセルが次のページに適切に流れるように修正が必要でした。これは、行の高さが常にページサイズよりも大きくなるという矛盾する制約が与えられた場合に発生します。

f) 生成された Excel（エクセル）ファイル：GovOffice（ガブオフィス）によって生成された Excel（エクセル）ファイルを Microsoft BFFValidator（マイクロソフトビーエフエフバリデーター）で実行したところ、ファイル形式の仕様に準拠するために変更が必要であることがわかりました。現在、これらのファイルとその VBS スクリプトは、問題なく Excel（エクセル）で開きます。

g) レガシーの有効性相互運用性：SEHSCT で使用されている別の生成された Excel（エクセル）ドキュメントセットは、Calc（カルク）のセル有効性のために非推奨の OOXML 構文を使用していました。この OOXML 形式を実装することで、Collabora Productivity（コラボラプロダクティビティ）は有効性を正しく表示し、セルに適切なオプションセットを表示するようにしました。

h) 埋め込みドキュメントの不整合な処理：オブジェクトが埋め込まれたときに [アイコンとして表示] が選択されているかどうかに応じて、ファイルが新しいウィンドウで開くか、インプレースで編集できるようになりました。インフラストラクチャ内の Windows システムは、Microsoft Word（マイクロソフトワード）と Excel（エクセル）がインストールされている場合はそれらを使用して編集し、インストールされていない場合は Collabora GovOffice（コラボラガブオフィス）を使用します。

Collabora（コラボラ）は、要求に応じて GovOffice（ガブオフィス）の一部の機能の動作も修正しました。

a) Calc（カルク）の最適化されたピボットテーブル：インポートとエクスポートが強化され、ピボットインポートは以前よりも 60% 高速になりました。さらなる機能強化が計画されています。

b) 改善されたスプレッドシート保護：保護されたセルと保護されていないセルを開くための既存のコントロールに加えて、Collabora GovOffice（コラボラガブオフィス）には行と列を追加および削除するためのオプションが含まれるようになりました。この機能は、他のコンテンツを保持しながら週次タイムシートの空白行を削除する必要があるために追加されました。

c) Calc（カルク）の SharePoint リストのサポート：SharePoint（シェアポイント）は SEHSCT のワークフローの一部であるため、この新機能が必要であり、GovOffice（ガブオフィス）に追加されました。これにより、IQY ファイルのインポートとスプレッドシートでの視覚化が可能になりました。

d) カスタマイズされた Windows インストーラー：クライアントの要求により、Collabora GovOffice（コラボラガブオフィス）は Base（ベース）、Draw（ドロー）、および Math（マス）モジュールのインストールを無効にし、Calc（カルク）、Impress（インプレス）、および Writer（ライター）のみのインストールを許可します。

e) メールマージのデータソースとしての Writer（ライター）テーブル：以前は、スプレッドシート、アドレス帳、およびデータベースのみをソースとして使用できました。

f) 透かし：以前は、Collabora GovOffice（コラボラガブオフィス）で透かしを作成するにはページスタイルを使用する必要がありました。SEHSCT は透かしを頻繁に使用し、例えば「クライアント」または「臨床医」など、印刷時にドキュメントの最終的な消費者を指定します。現在、透かしの追加は非常に簡単になり、Word（ワード）と相互運用する単純なダイアログから可能になりました。

Collabora（コラボラ）はメールマージ機能も改善しています。

このような問題を解決するために、Collabora Productivity（コラボラプロダクティビティ）は SEHSCT のプロジェクトスタッフと密接に連携し、バグトラッカーへのアクセスを提供し、提案されたソリューションに関する継続的なフィードバックを受け取っています。最も困難な問題は新しい機能要求につながる可能性があり、小さな問題は回避策またはマクロを作成するためのハウツーのみが必要になる場合があります。「Collabora Productivity（コラボラプロダクティビティ）は、ソフトウェアの問題を特定する際に私たちと協力してくれており、修正のターンアラウンドが非常に迅速です」と、南東保健社会福祉トラストの IT 運用マネージャーであるダレン・ヘンダーソンは述べています。

実現可能性調査が終了すると、Collabora Productivity（コラボラプロダクティビティ）は、新しい機能がすぐに展開できる状態で毎年新しい長期サポートリリースを含む、GovOffice（ガブオフィス）ビルドの長期サポートを 5 年間継続して提供します。副次的な利点として、調査の結果として行われた Collabora GovOffice（コラボラガブオフィス）のコード変更は LibreOffice（リブレオフィス）にも追加され、数十万人のユーザーが利用できるようになります。

今後の展望

Collabora Productivity（コラボラプロダクティビティ）が解決策に向けて取り組み続ける中、SEHSCT はユーザーの移行プロセスを開始しています。ジュリー・マーフィーは、「ユーザーにとってできるだけ移行を容易にしたいので、Word（ワード）で特定の機能を使用していた場合は、可能な限りその機能を再現したいと考えています」と述べています。

全体として、ダレン・ヘンダーソンは、「ソフトウェアに満足しています。Collabora（コラボラ）と協力して移行問題を解決できたことは、本当に素晴らしい経験でした」と述べています。このことから、実現可能性調査は継続されています。Collabora Productivity（コラボラプロダクティビティ）のミークスは、「いくつかの技術的な課題に遭遇しました。しかし、これらはこの規模の移行では日常的なものです。報告された課題を解決しており、Microsoft Office（マイクロソフトオフィス）を使用する同様のサービスのほんの一部のコストで、非常に機能的なシステムが生まれています。SEHSCT で学んだことと実践していることの結果として、同様の移行を行っている政府機関や企業を以前よりも支援できるようになりました」と述べています。

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